17 лесни начина да направите срещите си по-добри

Съдържание

  1. Преди срещата
    1. Оценете причината за срещата.
    2. Помислете за всичко, което трябва да носите със себе си.
    3. Нека всички знаят програмата.
    4. Поканете хората, които трябва да бъдат там.
    5. Придържайте се към правилото за двете пици.
    6. Помислете за физическото планиране на срещата.
    7. Помислете за вашата презентация.
    8. Бонус: Изберете правилните инструменти за онлайн срещи.
  2. По време на Срещата
    1. Насърчете всички да допринесат:
    2. Направете шега или две.
    3. Бъдете наясно с езика на тялото си.
    4. Нека бъде кратко.
    5. Бъдете тактични.
    6. Избягвайте да се оплаквате.
    7. Бъдете фокусирани и ангажирани
  3. След Срещата
    1. Споделете минутите.
    2. Поискайте обратна връзка.
    3. План за бъдещето.

Ужасявате ли се от срещи? Може да правите една от топ 7 грешки при срещата. Не се притеснявайте! Ще разгледам всяка от 7-те грешки при срещата и ще ви дам 7 лесни решения за срещи.



Бизнесмените имат много срещи. Всъщност толкова много, че докато приключите с четенето на това изречение 8000 срещи ще започне в САЩ. За много от нас идеята да присъстват (или по-лошо, хостинг ) среща е достатъчна, за да вдъхне страх в сърцата ни. За други те са просто изсмукващ времето. Всъщност, проучване на американски работници цитира „твърде много срещи“ като най-голямата загуба на времето си .

Срещите, направени лошо, могат да бъдат скучни, отнемащи време и невероятно непродуктивни, което е не просто разочароващо за всички замесени, но е и изключително скъпо за бизнеса.



Непродуктивните срещи губят над 37 милиарда долара годишно само в САЩ.

Тази графика изброява най-често срещаните видове срещи, включително среща на персонала (47%), работна група (22%) и споделяне на информация (21%)

И има толкова много различни видове срещи! От срещи на персонала до работни групи до мозъчна атака до церемониални срещи - трябва да знаете как да имате по-добра среща.



Трябва да подобрим начина, по който правим срещи. Това означава създаване на план за действие на срещата.



Най-накрая е време да се сбогуваме с ужасни срещи и да въведем нов начин на правене на нещата!

Ето защо събрах Срещи 101.

Преди срещата

Оценете причината за срещата.

Срещите трябва да бъдат фокусирани върху вземането на важни решения и да включват решаване на проблеми или задълбочени дискусии. Твърде често срещите се използват за споделяне на рутинна информация с екип. Помислете си, можете ли ефективно да предадете тази информация в имейл? Ако да, направете това. Ще го направи спести време, и вашият екип ще ви благодари за това.



Помислете за всичко, което трябва да носите със себе си.

Не се обръщайте към среща с празни ръце, особено ако сте домакин на срещата. Най-малкото ще ви трябват бележките ви за това, което искате да обсъдите и постигнете. Но също така се нуждаете от химикалка и хартия, за да можете да запишете всичко важно.

Също така си струва да помислите дали имате нужда от някаква документация с вас, която да споделите с присъстващите, като например:

  • Данни и статистика
  • Графики и отчети
  • Планове за продажби
  • Производствени планове
  • Протоколи от предишни срещи

Всичко това ще варира в различните отрасли и дори от бизнес до бизнес или от екип до екип, но вие получавате основната същност на това.



Нека всички знаят програмата.

Ако решите, че трябва да проведете събранието, пак ще трябва да изпратите имейл с цели, които сте си поставили . Уведомяване на всички присъстващи да знаят точно какво искате постигнете и разговорите за това ще помогнат на всички да останат съсредоточени върху въпросите, които са на лице

Само около 37% от срещите в САЩ използват дневен ред, въпреки факта, че значително подобряват производителността.

Освен това, a пионерско проучване в областта на психологията предлага дневният ред да се обсъжда в началото и да се разгледат първо важни области, за да се запази всичко супер съсредоточено.

Поканете хората, които трябва да бъдат там.

Загуба на време и човешка сила е да вкарвате в срещата хора, които не трябва да присъстват там. Обмисли кой ще се възползва от срещата и кои са експертите трябва да бъдат там и да поканят присъстващите въз основа на това.

Някои изследвания предполагат, че до 71 процента от висшите мениджъри смятат срещите за непродуктивни и неефективни, а поканянето на грешни хора може да бъде една от най-големите причини за това.

Придържайте се към правилото за двете пици.

Главният изпълнителен директор на Amazon Джеф Безос започна това като идея. Той го прилага към екипи като цяло, макар че може да работи и за срещи.

Ако имате нужда от повече от две пици, за да нахраните всички, има твърде много хора.

Чували сте фразата, че твърде много готвачи развалят бульона? Вярно е. Проучвания са показали, че за всеки човек над седем членове в група ефективността на вземане на решения е намалена с около 10 процента. Eek! Освен това, колкото по-голяма е групата, толкова по-голямо е контрапродуктивното поведение и междуличностната агресия.

Причините за това са доста ясни - колкото повече хора, толкова повече дискусия е необходима, толкова повече противоречия възникват и колкото повече напрежение се повишава.

Ако това е достатъчно добро правило за Джеф Безос, това е достатъчно добро правило за нас.

Помислете за физическото планиране на срещата.

Изследванията показват че проектирането на срещата ви с оглед на нивото на шума, осветлението и освежаването може да подобри възприятията за качеството на срещата. Кой иска среща на обяд без храна? Или първа среща на сутринта без кафе под крана?

Улесняването на присъстващите ще означава, че е по-вероятно да обърнат внимание и да участват, а това ще бъде по-удобно изживяване за всички.

Добавянето на освежителни напитки особено може да помогне да направите срещата си приятен социален повод, а не дейност, на която всеки трябва да се принуди да присъства. Това може да го направи чудесна възможност за изграждане на екип и работа в мрежа вместо.

Помислете за вашата презентация.

Ще използвате ли компютърна презентация по време на вашата среща? Или може би просто ще използвате флипчарт или бяла дъска?

Вече разгледахме някои страхотни идеи, които ще подобрят коренно вашата презентация . Но версията с водещи точки е да се уверите, че е сбита, тя е проектирана просто, не е прекалено многословна и е така доставени с увереност .

Също, хората усвояват информацията много по-лесно, ако тя се представя визуално . Това означава, че използването на изображения, диаграми, графики и т.н., всички помагат да се предаде вашата гледна точка. Не прекалявайте обаче, стига толкова всяко изображение ясно представя вашата точка.

Бонус: Изберете правилните инструменти за онлайн срещи.

Може да е трудно да предадете съобщението си, ако влизате онлайн. Ако се мъчите да получите същото на аудиторията си от физически срещи, може да се наложи да обмислите инструментите за срещи, за да добавите това допълнително oomph.

Ето списък с инструменти, които можете да разгледате, с любезното съдействие Лов на продукти :

  • Оценете срещата помага при планиране и събиране на обратна връзка след всяка среща
  • Хюго превръща календара ви в инструмент за съвместно водене на бележки
  • Навигатор създава съвместно работно пространство за всяка среща
  • Джоти носи бележки, списъци със задачи и вземане на решения на срещите
  • Тоокан събира честна обратна връзка от присъстващите
  • Стан убива срещата
  • Вода е алтернатива на Loom, която записва екрана и уеб камерата ви рамо до рамо
  • Обхват визуализира ежедневното състояние на вашия екип асинхронно в Slack
  • Птица за срещи означава, че можете да избегнете напред и назад, когато планирате среща
  • И когато сте заседнали в болезнена среща, използвайте Обратно обаждане за фалшифициране на спешно повикване.

Мислете за инструментите като помощници - уверете се, че срещата ви е солидна, а не просто пухкави, преди да добавите инструменти. Запомнете: добрият инструмент не може да спести лоша среща.

По време на Срещата

Насърчете всички да допринесат:

Мета-анализ на 200 изследвания върху психологията на срещите предлага изпълнителите на високо ниво да използват срещите като начин да си поставят цели, да получат обратна връзка от екипа и да помогнат на хората да разберат проблемите в работата.

Жизненоважно е целият екип да допринесе за дискусията и планирането.

Може да пропуснете важна информация за развиваща се ситуация или да загубите ценна информация, ако половината от екипа ви седи тихо зад бюрото, вместо да изразява мнението си.

Направете шега или две.

Подобно на всяка друга сфера от живота, смехът може да направи преживяванията по-положителни. Използването на хумор по време на срещи може да насърчи повече участие на екипа и да подобри творческите умения за решаване на проблеми.

Не е изненадващо, че ако хората се радват на срещата, тогава е по-вероятно да има положителен ефект върху екипа като цяло.

Ако се притеснявате да не бъдете достатъчно забавни, разгледайте нашата статия за как да бъде смешно за някои съвети и трикове.

Бъдете наясно с езика на тялото си.

Това е особено важно, ако представяте срещата, но също така и ако сте присъстващ. Отвореният, ангажиран език на тялото ще ви помогне да изглеждате (и да се чувствате!) По-ангажирани и ще улесни другите да реагират положително на думите ви.

Някои неща, които трябва да имате предвид, включват:

  • Положението на ръцете - отстрани е най-малко заплашително, докато кръстосването на ръцете може да даде усещане за дистанция / затвореност.
  • Контакт с очите - отделете време, за да сте сигурни, че сте осъществили контакт с очите с всеки член на групата, така че всеки да се чувства по-ангажиран с това, което казвате.
  • Гласът ви - не прекалено силен, за да ви звучи непосилно, и не твърде тих, за да ви се струва, че ви липсва увереност. Това е внимателен баланс, но ще видите подобрение на вашите срещи, ако можете да попаднете едновременно на уверени и достъпни.

Нека бъде кратко.

The средна среща трае от 30 минути до един час, но нашето внимание е по-близо до десет до петнадесет минути . Не само е по-приятно за всички, ако срещите се провеждат по-кратко, но и ние по-трудно усвояваме информация, ако сме претоварени.

Девет от 10 души мечта по време на срещи.

И, още по-лошо, 73 процента от хората в една среща работят по други неща!

Цялата цел на срещата се губи, ако хората не се възползват от нея. И може буквално да изгаряте пари (и време!). Гледането през прозореца и мисленето за това какви предмети ще ви трябват, за да оцелеете в зомби апокалипсис може да е забавно, но със сигурност не е продуктивно.

Това обаче може да се избегне (мечтание - не зомби апокалипсис), като държите всичко кратко, просто и направо по същество. Това означава, че всеки може да се върне на бюрото си и е по-вероятно да е усвоил ключовите моменти на срещата.

Бъдете тактични.

Това е моментът да извадите най-доброто от вашето умения на хората . Срещите често са свързани с справяне с трудни ситуации: може би договаряне продажба с предизвикателен клиент, управление на конфликт между двама служители или дори превръщане на някого в съкращение.

Ще трябва да подхождате внимателно и тактично към тези ситуации.

Можете да направите това, като представите най-добрите си умения за управление на хора, като вашите убеждаване техники и харизматични способности и внимателно обмисляне на ситуацията, докато продължавате през срещата.

Избягвайте да се оплаквате.

Това не означава само Вие не трябва да се оплаква, но и да пренасочва членове на отбора които се оплакват. След като започнете да се оплаквате, вие създавате атмосфера на безнадеждност. Така че мениджърите трябва бързо да отдалечат разговора от това.

Слушането на редовно оплакване е свързани с депресия и тревожност , особено на работно място, където се очаква да задържате емоциите и да се спрете да не експлодирате. Вместо това насърчавайте служителите да изразят своите опасения по по-продуктивен начин, като имейл след срещата като част от процеса на обратна връзка.

Бъдете фокусирани и ангажирани

Помните ли дневния ред, който сте записали преди срещата? Придържай се. Можете да отпечатате копие от него и да лежите на бюрото, ако смятате, че това може да ви помогне да останете на път. Това е най-добрият начин да се уверите, че срещата е такава ефективен и се придържа към целта си , и се грижи всички да останете мотивиран .

Мениджърите трябва да се подготвят да идентифицират кога разговорът става фокусиран и да го пренасочват при необходимост (умение, на което може да сте се сблъскали по време на обучение за лидерство ).

Знаем, понякога това е по-лесно да се каже, отколкото да се направи. Но участието на присъстващите има пряк ефект върху ефективността на срещите, според научно изследване в областта. (Това също ще ви попречи да станете един от 39 процента от хората присъстващи, които заспиват по време на срещи).

Като участник можете да останете съсредоточени, като задавате въпроси, когато искате да разберете нещо по-нататък, пишете бележки или рисувате диаграми. Експериментирайте с различни неща и разберете какво работи за вас.

Като домакин на среща може да е малко по-трудно да ангажирате всички. Но най-добрите ви шансове са, ако откриете срещата енергично, страстно и позитивно. Тогава хората са по-склонни да последват примера им.

След Срещата

Споделете минутите.

Записването на протоколи от събранието и след това изпращането им на присъстващите е чудесен начин да се осигури запис на взетите решения, на кого са разпределени какви роли и отговорности и план за действие за бъдещето.

Какъв е смисълът от една напълно ефективна среща, ако всъщност никой не си спомня казаното?

Когато пишете протокола (или определен член на екипа, ако предпочитате да делегирате тази задача), е важно да включите:

  • Имената на всички присъстващи участници
  • Кратко резюме на дневния ред
  • Всяко действие / задача
  • Всички срокове / падежи на горепосочените
  • Основните дискутирани точки
  • Всички взети решения
  • Използвани документи, включително изображения, прикачени файлове

Размисълът върху протокола не само помага на всички да запомнят важните моменти на срещата, но и можете да ги изпратите на други хора, които биха могли да се възползват от информацията.

Поискайте обратна връзка.

Това е важно. Попитайте хората как са се чувствали по време на срещата. И след това всъщност приведе в действие това, което хората са казали.

Дали хората го намират за ангажиращо? Проницателен? Дали биха предпочели да е било по-кратко?

Също така може да се наложи да приемете, че проблемът сте вие ​​(извинете). Хората обикновено не са много добри в идентифицирането на собствените си недостатъци и слабости и самокритичността на способността им да провеждат продуктивни срещи не е изключение.

В Проучване на Verizon от 1998 г. , седемдесет и девет процента от мениджърите на компании съобщиха, че срещите, които са били домакини, са били „изключително“ или „много“ продуктивни. Въпреки че само петдесет и шест процента от тези мениджъри съобщават, че казват същото за срещите, организирани от други.

Независимо от обратната връзка - колкото и положителна или отрицателна - използвайте информацията, която екипът ви съобщава за срещата . Освен това го запомнете, когато планирате бъдещи групови дискусии.

План за бъдещето.

След срещата е най-доброто време да започнете да мислите за това как ще следвате резултатите от дискусията и да надграждате върху напредъка.

Можете да направите това, като създадете план за проследяване на бизнес срещи, като изпълните следните стъпки:

  • Посочете задачата.
  • Назовете лицето, определено за изпълнение на задачата.
  • Определете крайния срок за завършване.
  • Определете какво представлява завършването.

След като сте решили това и сте го поставили в документ, важно е да запомните да разпространявате тази информация до всички участници в тази задача и отговорните за нейното изпълнение.

След като научихте всички тези съвети и трикове, е време да ги приведете в действие. Следващият път ти попаднете на среща , вземете ги на борда и вижте колко бързо можете да направите тези преживявания на екипа по-положителни за вас, вашия екип и компанията.